Einleitung

Seit der Einführung der E-Rechnungspflicht beschäftigen sich immer mehr kleine und mittlere Unternehmen mit den Formaten ZUGFeRD, Factur-X und XRechnung. Viele Betriebe stellen sich dabei dieselbe Frage:

Wie lassen sich elektronische Rechnungen erstellen, ohne den Büroalltag unnötig kompliziert zu machen?

Genau diese Frage beantwortet dieser Praxisbeitrag. Er erklärt die Grundlagen der ZUGFeRD-Rechnung, zeigt den Unterschied zur XRechnung und demonstriert anschließend Schritt für Schritt, wie CloudCRM eine ZUGFeRD-2.5-E-Rechnung erstellt und automatisch validiert.

Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung?

Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus zwei Bestandteilen:

• einer normalen PDF-Rechnung für Menschen
• einer eingebetteten XML-Datei für Software

Dadurch kann dieselbe Rechnung sowohl gelesen als auch automatisiert verarbeitet werden.

Für kleine Unternehmen bedeutet das, dass sich am gewohnten Arbeiten kaum etwas ändert, gleichzeitig aber die Anforderungen moderner elektronischer Rechnungen erfüllt werden.

Unterschied zwischen ZUGFeRD, Factur-X und XRechnung

Viele Unternehmen verwechseln diese Begriffe.

ZUGFeRD

PDF mit eingebetteter XML-Datei.

Ideal für Unternehmen, die weiterhin eine klassische PDF-Rechnung versenden möchten.

Factur-X

Factur-X ist die internationale Weiterentwicklung des ZUGFeRD-Standards. Beide Formate sind technisch nahezu identisch.

XRechnung

Reines XML-Format ohne sichtbare PDF-Datei.

Vor allem im öffentlichen Bereich und bei Behörden verbreitet.

CloudCRM unterstützt sowohl ZUGFeRD 2.5 / Factur-X als auch XRechnung.

Warum die E-Rechnung für kleine Unternehmen wichtig ist

Die E-Rechnung betrifft längst nicht mehr nur große Unternehmen.

Auch

• Handwerksbetriebe
• Dienstleister
• Selbstständige
• Agenturen
• regionale Unternehmen

müssen ihre kaufmännischen Prozesse zunehmend digitalisieren.

CloudCRM integriert die E-Rechnung deshalb direkt in den normalen Arbeitsablauf und behandelt sie nicht als isolierte Zusatzfunktion.

So erstellt CloudCRM eine ZUGFeRD-Rechnung

Der komplette Ablauf besteht aus wenigen Schritten:

• Kunden auswählen oder anlegen
• Rechnung erstellen
• Positionen ergänzen
• Kleinunternehmerregelung automatisch berücksichtigen
• PDF erzeugen
• XML automatisch einbetten
• fertige Rechnung validieren

Der Anwender muss sich dabei nicht mit XML oder technischen Details beschäftigen.

Video: ZUGFeRD-Rechnung mit CloudCRM erstellen

📹 Video zur Vorstellung

 

Video: ZUGFeRD-Rechnung mit CloudCRM erstellen

Kleinunternehmerregelung automatisch berücksichtigen

CloudCRM prüft bei aktivierter Kleinunternehmerregelung automatisch die hinterlegten Unternehmenseinstellungen.

Dadurch

• wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen,
• der gesetzlich erforderliche Hinweis ergänzt,
• und eine einheitliche Darstellung sichergestellt.

Live-Validierung der E-Rechnung

Nach der Erstellung wird die Rechnung zusätzlich mit einem externen Prüfwerkzeug kontrolliert.

Dabei wird geprüft,

• ob die XML-Datei korrekt eingebettet wurde,
• ob die Rechnung dem Standard entspricht,
• und ob technische Fehler vorhanden sind.

So entsteht eine nachvollziehbare Qualitätskontrolle direkt nach der Rechnungserstellung.

DigitInvoice – E-Rechnungen empfangen

CloudCRM kann nicht nur elektronische Rechnungen erzeugen.

Mit DigitInvoice lassen sich auch

• ZUGFeRD
• Factur-X
• XRechnung

empfangen, auslesen und strukturiert weiterverarbeiten.

Die Rechnungsdaten können anschließend beispielsweise mit

• Kassenbuch,
• Dokumenten,
• Belegen
• und weiteren kaufmännischen Prozessen

verbunden werden.

CloudCRM verbindet den gesamten Rechnungsprozess

Die E-Rechnung ist nur ein Bestandteil der Plattform.

CloudCRM verbindet außerdem

• Kundenverwaltung
• Angebote
• Aufträge
• Dokumente
• Aufgaben
• Tickets
• Kassenbuch
• Bankimport
• Steuerberater-Zugang
• DATEV-Export
• DigitInvoice

zu einem gemeinsamen kaufmännischen Ablauf.

Häufige Fragen

Ist ZUGFeRD Pflicht?

Nicht grundsätzlich. Welche Anforderungen gelten, hängt vom jeweiligen Rechnungsempfänger und den gesetzlichen Vorgaben ab.

Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?

ZUGFeRD kombiniert PDF und XML.

XRechnung besteht ausschließlich aus XML.

Unterstützt CloudCRM beide Formate?

Ja.

CloudCRM unterstützt sowohl ZUGFeRD 2.5 / Factur-X als auch XRechnung.

Muss ich XML-Kenntnisse besitzen?

Nein.

CloudCRM erstellt die XML-Datei automatisch im Hintergrund.

Wird die Rechnung geprüft?

Ja.

Die Demo zeigt zusätzlich eine technische Validierung der erzeugten E-Rechnung.

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